A medida que los profesionales de bienes raíces realizan la transición de un entorno de oficina a oficina en casa, las reuniones virtuales se han convertido en una forma de vida. Más allá de los beneficios de poder conectarse instantáneamente con colegas y clientes, la tecnología de videoconferencia, como Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business y Zoom, ha proporcionado una forma segura para que las empresas "mantengan sus puertas virtuales abiertas" en medio de la pandemia de coronavirus.

"Primero, debemos cuidar nuestra salud y nuestras familias, y luego las relaciones que tenemos con nuestros clientes y colegas, comunicándonos más de lo que nunca lo hemos hecho", dice Jessica Fox Wimmer, líder del equipo en KW Clearwater. "Las reuniones virtuales son una excelente manera de hacer eso. Nos permiten compartir nuestra experiencia y establecer expectativas y prestarle atención al lenguaje corporal. Bien ejecutadas, nos posicionan como expertos locales en nuestras comunidades y líderes dentro de nuestros negocios ". 

Y aunque los beneficios son muchos, las reuniones virtuales deben abordarse con la misma consideración, preparación e intención que una reunión en persona, para garantizar que los asistentes aprovechen al máximo su tiempo. Entonces, antes de organizar su próxima reunión de equipo o reunión de clientes de manera virtual, préstele atención a esta lista de ocho estrategias, que lo lo ayudarán a organizar una reunión virtual exitosa.  

Asegure su espacio 

Sobre todo, haga de la privacidad su prioridad número uno mediante la implementación de medidas de seguridad adicionales, especialmente cuando el "Zoom-bombardeo" se vuelve más frecuente. Esto sucede cuando, por ejemplo, una persona explota la función de compartir pantalla o hace comentarios inapropiados. 

Fuente: Zoom

Hay varias formas de evitarlo en Zoom:

• Genere una ID de reunión única. 
• Solicite una contraseña y solo compártala con los participantes.
• Habilite la función de sala de espera, donde los participantes esperarán hasta que usted, el anfitrión, permita la admisión.
• Haga que su reunión sea solo para invitados. Esto significa que los participantes solo podrán ingresar utilizando la misma dirección de correo electrónico que utilizó para invitarlos.
• Bloquee su reunión una vez que comience.
• Inhabilite el uso compartido de pantalla para cualquier persona que no sea usted.

Si un usuario no deseado llega a su reunión, elimínelo de inmediato y prohíba que se reincorpore. Si está utilizando Hangouts de Google, coloque el cursor sobre su nombre y presione "bloquear".

Dé la bienvenida con una agenda

Después de que lleguen todos los participantes, dé una cálida bienvenida y comparta su agenda en el cuadro de chat. Haga que todos la vean y abra lugar a cualquier pregunta / inquietud. Proceda una vez que comprenda firmemente que todos están alineados y listos para comenzar. Incluso las reuniones rápidas e informales pueden beneficiarse con una agenda simple. 

Use el chat

Las funciones de chat disponibles en la mayoría de las plataformas permiten a los participantes enviar mensajes a todos los integrantes del grupo o a individuos en privado. El chat es valioso por muchas razones: permite a los participantes hacer preguntas de seguimiento sin interrumpir la reunión y también compartir archivos y enlaces. 

Consejo para quien lidera la reunión: rellene previamente un documento digital con los enlaces que compartirá y / o cree una carpeta con los archivos que mandará antes de la reunión para cargarlos fácilmente en el chat cuando esté listo.    

Use fondos virtuales profesionales

Convencer a sus colegas y clientes de que lo tomen en serio puede ser un desafío con pilas de ropa, juguetes o platos detrás de usted. Afortunadamente, varias herramientas de videoconferencia tienen soluciones. La función de fondo virtual de Zoom le permite intercambiar sus alrededores con una foto o video de su elección. 

También puede elegir y cambiar su fondo en Microsoft Teams y otras aplicaciones.

Pruebe las salas de trabajo

Las salas de trabajo virtuales en Zoom dividen a los participantes y los colocan en grupos más pequeños. Esto puede ser muy beneficioso si está liderando una reunión de equipo que requiere colaboración. Cuando los grupos son demasiado grandes, los participantes luchan por tener tiempo para compartir ideas, pensamientos y preocupaciones. Los grupos más pequeños permiten a los miembros del equipo recopilar comentarios rápidamente, aprender unos de otros y establecer una buena relación. Como anfitrión, tiene la capacidad de asignar participantes a salas de reuniones, alternar entre las salas y establecer un temporizador que mueva automáticamente a los asistentes cuando se acabe el tiempo.

Encuesta 

La función de sondeo en Skype for Business y Zoom le permite crear preguntas de opción única o múltiple para su reunión. Las encuestas son valiosas porque ofrecen un control instantáneo de la temperatura y le brindan comentarios inmediatos que pueden ser difíciles de obtener en un entorno virtual. 

Use encuestas para:

• Romper el hielo: al comienzo de la reunión, hágale a los asistentes una pregunta divertida: cuál es su comida favorita o cuál ha sido su momento más memorable de trabajar desde casa. Estas preguntas pueden parecer triviales, pero son excelentes maneras de crear un ambiente relajado para fomentar la interacción entre los miembros del grupo. 
• Recopilar información: una vez que la reunión haya concluido, realice una encuesta rápida para ver si los asistentes encontraron valioso el contenido. 
• Guiar su agenda: si tiene mucho que cubrir con un tiempo limitado, realice una encuesta sobre cuál debería ser la prioridad del equipo. Esto ayudará a los miembros a sentirse comprometidos y valorados.

Edúquese y empodérese

Si es anfitrión virtual por primera vez, la idea de reunir a sus compradores / vendedores o colegas para una reunión virtual puede parecer aterradora, pero es importante que tome las medidas ahora mismo. "El mejor antídoto contra el miedo es la educación". dice Fox Wimmer 

Conozca las características de la plataforma que utilice. Practique con alguien de confianza. Y anímese!

Esta nueva manera de comunicarnos, entrenarnos, y trabajar, probablemente no reemplace totalmente a la anterior, pero llegó para quedarse. 

Fuente: Lalaina Rabary.

 

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