La administración del tiempo no te salvará.
La gestión del tiempo convencional a menudo resulta ineficaz para combatir la sobrecarga y reducir el estrés. Su enfoque en trabajar de forma más eficiente solo nos lleva a asumir aún más tareas. Un mejor enfoque es reducir el número de tareas que asumimos...
Una fuente importante de estrés para muchos es la sensación generalizada de que nunca hay tiempo suficiente. En respuesta, muchos de nosotros recurrimos a la gestión del tiempo. Intentamos exprimir las reuniones de una hora en sprints de media hora al ser «más eficientes» o dividimos las tareas más pequeñas en las brechas de nuestro calendario para minimizar el tiempo improductivo. Sin embargo, paradójicamente, la gestión del tiempo a menudo aumenta el estrés que enfrentamos en lugar de reducirlo. A medida que nos volvemos más eficientes, hacemos espacio para aún más tareas y sentimos aún más presión. Cuando nos sentimos abrumados, nos sirve mejor atacar las causas fundamentales: el volumen de tareas, decisiones y distracciones.
La trampa de la gestión del tiempo
El paso al trabajo remoto tras el inicio de la pandemia de Covid-19 proporcionó un interesante experimento natural que ilustra la paradoja de la gestión del tiempo. Más de tres cuartas partes de las personas informa que trabajar desde casa les ahorra tiempo, típicamente relacionado con los desplazamientos y los viajes de negocios, y aproximadamente la mitad de los trabajadores remotos informan de que son más productivos.
A pesar de estos ahorros de tiempo y aumentos de productividad autodeclarados, data de la firma de software empresarial Atlassian muestra que la jornada laboral media se ha ampliado 30 minutos en todo el mundo, lo contrario de lo que esperaríamos de que las personas utilicen su tiempo de forma más productiva. Para agravar el problema, los 30 minutos adicionales de trabajo han llegado principalmente a expensas de lo que suele ser el tiempo libre por la noche.
La gestión del tiempo nos promete que si somos más eficientes, podemos hacer espacio para acomodar todas nuestras tareas de forma cómoda. Sin embargo, la gestión del tiempo es como cavar un hoyo en la playa: cuanto más grande es el hoyo, más agua entra para llenarlo. En un mundo de demandas potencialmente infinitas, liberar una hora de tu calendario es similar a activar una señal que anuncia tu capacidad de saltar a otro proyecto o asumir un papel adicional.
Esto no quiere decir que la gestión del tiempo no tenga ningún valor. La productividad es importante. Pero en un mundo en el que el burnout se está desenfrenando, también necesitamos estrategias para eliminar el volumen en lugar de simplemente acomodarlo. Hay tres cosas que puedes hacer para escapar de la trampa.
1. Reducir el volumen de tareas
Las tareas pendientes representan un acuerdo: «Me encargaré de la actualización del presupuesto para la reunión de la próxima semana», «Recogeré algo para cenar de camino a casa» o «Te enviaré la presentación de PowerPoint esta noche».
Tan pronto como se establece un acuerdo, comienza a crear la presión para cumplir. Si tenemos que romper o renegociar el acuerdo, añadimos el estrés adicional de una conversación desafiante y la culpa de decepcionar a alguien. Para reducir la presión del volumen de tareas, mantenga la línea por delante para que no se vea obligado a renegociar más tarde. La forma en que mantienes la línea depende de si tu pila de tareas pendientes tiende a crecer a partir de las tareas que tienes asignadas o de las tareas que eliges asumir.
Para las tareas que se le asignan, piense en términos de prioridades, no en el tiempo. Cuando un superior te pide que hagas algo, responder con «no tengo tiempo para eso» puede parecer demasiado abrupto. En cambio, considera preguntar: «¿Dónde te gustaría que priorizara esto contra x, y y z?» Esto logra dos cosas. En primer lugar, la función de priorizar se impone al superior, no a usted. En segundo lugar, reenmarca el intercambio de una elección binaria a una discusión colaborativa sobre lo que es más importante.
Para las tareas que estás considerando agregar sobre ti mismo, primero bloquea el calendario. A menudo nos abrumamos porque somos demasiado optimistas respecto a nuestra capacidad. Miramos nuestro calendario, vemos algo de luz del día y pensamos: «Bien, probablemente pueda hacerlo el viernes». Y luego llega el viernes, y —he aquí— tenemos que renegociar.
El desafío es que tu calendario suele mostrar solo las afirmaciones de tu tiempo que implican trabajo sincrónico (tareas que realizas con otras personas al mismo tiempo que lo hacen): reuniones, llamadas telefónicas, charlas de café. Tus tareas pendientes son una lista paralela de acuerdos con otras personas para trabajos asíncronos (tareas que realiza por su cuenta y no en tiempo real con otras personas) que tienen un reclamo sobre su tiempo. ¿La solución? Combinar el calendario y la lista de tareas pendientes bloqueando el tiempo de tu calendario para cada una de tus tareas pendientes. Al obtener una visión completa de los compromisos que has contraído, podrás ver tu capacidad real antes de aceptar asumir más.
2. Sustituir decisiones por principios
Nuestro último año se ha caracterizado por un desfile interminable de decisiones: ¿Envío a mis hijos a la escuela? ¿Puedo visitar a mis padres? ¿Vuelvo a la oficina? Afrontar decisiones continuamente con importantes consecuencias e información imperfecta puede llevar a lo que los científicos llaman sobrecarga cognitiva, en la que las demandas del trabajo mental que necesitamos hacer superan nuestras capacidades para hacer frente. La sobrecarga cognitiva aumenta la probabilidad de que cometer errores y contribuye significativamente a sentirse abrumado.
Puedes comenzar a reducir tu carga cognitiva sustituyendo las decisiones por principios absolutos. Por ejemplo, la ciencia de la gestión de la pérdida de peso nos dice que es mucho más efectivo decir: «No comeré después de las 7 p.m.» que «Limitaré mis bocadillos después de las 7 p.m.» Esto último crea un número infinito de decisiones posteriores: «¿Puedo tomar esta taza de yogur? ¿Qué tal un trozo de fruta?» El principio absoluto de no comer después de las 7 PM cierra la puerta de una vez por todas. Las decisiones desaparecen.
Tim Ferriss, autor y podcaster de éxito, llama a esto «encontrar la única decisión que elimina 100 decisiones». Para Ferriss, esto significaba establecer un principio de no leer libros recién publicados en 2020. Después de años de ser diluido por autores ansiosos y sus publicistas por leer, revisar o publicitar decenas de libros nuevos o próximos a la semana, este principio general lo liberó de cientos de decisiones libro por libro.
Steve Jobs decidió ponerse lo mismo todos los días para eliminar la fatiga decisiva de elegir un atuendo cada mañana. Jon Mackey, director general de las operaciones canadienses de la firma de búsqueda ejecutiva Heidrick & Struggles, estableció el principio de no celebrar reuniones los viernes. Después de no proteger el tiempo para el trabajo profundo a través de decisiones individuales en qué reuniones aceptar o rechazar, creó un día a la semana en el que puede concentrarse.
3. Usa la estructura, no la energía, para minimizar las distracciones
Las distracciones nos evitan cumplir nuestras tareas y tomar las decisiones más importantes. Las distracciones contribuyen especialmente a sentirnos abrumados porque nos impiden sentir que estamos progresando contra las fuentes de la presión.
Cuando tratas de usar la fuerza de voluntad para eliminar distracciones como las redes sociales, te enfrentas a un ejército de las mejores mentes de nuestra generación. Se centran sin descanso en cómo explotar lo que el presidente fundador de Facebook, Sean Parker. llamadas «vulnerabilidad en la psicología humana» para robar una parte de tu atención. Cuando se trata de distracción, la estructura supera la fuerza de voluntad cada vez.
Varios líderes con los que he trabajado en los negocios han establecido períodos durante el día en que apagan el Wi-Fi de su portátil para centrarse. Otros han creado sesiones permanentes de 30 minutos durante las cuales su equipo puede hacer preguntas claras y obtener orientación. Esto ha sido dramáticamente redujo el número de personas que preguntaban: «¿Puedo cogerte durante cinco minutos?» durante todo el día.
La ex CEO de Deloitte, Cathy Engelbert, eliminó la programación de reuniones consecutivas. En cambio, hizo que su asistente dejara huecos de 10 minutos por lo que llamó SMOR — pequeños momentos de reflexión. Este rápido descanso para recuperarse significó que no estaba distraída al final de las reuniones por lo que venía a continuación o llevando la reunión anterior a la actual.
En todos estos casos, la solución no es ser más eficiente para acomodar más tareas, más decisiones y más distracciones. El imperativo es claro: simplificar. Reduzca el número de tareas que realiza, sustituya las decisiones por principios y ponga en marcha una estructura para eliminar las distracciones.
Por Dane Jensen